Портал расчетный лист

Проверить и исправить данные в расчетном листке

Перед закрытием расчетного периода по зарплате бухгалтер может проверить начисления, удержания, выплаты сотрудника, а также скорректировать их прямо в расчетном листке.

Unicon Outsourcing разработала интернет-портал MyPayslip — вспомогательный инструмент, позволяющий сотрудникам клиентов просматривать свои расчетные листки за любой период времени и напрямую задавать вопросы специалистам Unicon Outsourcing.

Использование портала для расчетных листков сотрудников возможно при переходе на аутсорсинг расчета заработной платы.

Расчётные листки являются важным документом для каждого работника, поскольку содержат информацию о заработной плате, удержаниях, начислениях и других финансовых параметрах. В прошлом расчётные листки были только в бумажном формате, что иногда приводило к некоторым неудобствам. Однако с развитием технологий появилась возможность представлять расчётные листки в электронном виде — это в значительной степени упрощает процесс их получения и хранения.

На первый взгляд, передача расчетных листков по электронной почте — современный, быстрый и экономичный способ информирования работников о составе и сумме их заработной платы. Но не все так просто. Персональные данные работника, содержащиеся в расчетном листке, должны быть специальным образом защищены при их передаче через интернет.

Пока в этом вопросе не все однозначно: Минтруд не видит препятствий для передачи расчетных листков по электронной почте, а ФСБ категорически запрещает это делать, если работодатель не выполнит комплекс мероприятий по защите персональных данных. Все подробности — в нашем материале.

Работодатель обязан извещать каждого работника о составных частях заработной платы (статья 136 ТК РФ). Благодаря применению кадрового ЭДО с использованием сервиса «1С:Кабинет сотрудника», сотрудник организации может посмотреть свой расчетный листок прямо в своем телефоне без непосредственного обращения в бухгалтерию. Эксперты 1С рассматривают публикацию расчетных листков в сервисе «1С:Кабинет сотрудника» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.

При подключенном сервисе «1С:Кабинет сотрудника» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрена возможность отправки расчетных листков и контроля ознакомления сотрудников с опубликованными расчетными листками.

Для публикации расчетных листков необходимо перейти по соответствующей ссылке в разделе Зарплата.

Рис. Публикация расчетных листков в сервисе «1С:Кабинет сотрудника» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

В открытом окне формы нужно указать месяц, за который следует опубликовать расчетные листки. Подразделение заполняется при необходимости.

Список сотрудников, в личном кабинете которых будет опубликован расчетный листок, можно посмотреть во вкладке Показать список (Список к публикации), см. рис. Флаг в столбце Публиковать можно снять, если выбранному сотруднику не нужно отправлять в личный кабинет расчетный листок.

Отправка расчетных листков сотрудникам происходит по кнопке Опубликовать (см. рис.).

После получения уведомления о публикации в своем личном кабинете сотрудник должен ознакомиться с расчетным листком. Для этого необходимо нажать на кнопку Ознакомился и подписать документ. Полученный расчетный листок доступен к выгрузке в формате pdf.

Флаг об ознакомлении сотрудника с расчетным листком будет отображаться внутри карточки электронного документа в списке Документы кадрового ЭДО, а также внутри формы публикации расчетных листков в таблице Опубликованные расчетные листки в столбце Ознакомился (см. рис.).

Поделиться с друзьями:

Отправить на почту

Новости для бухгалтера, бухучет, налогообложение, отчетность, ФСБУ, прослеживаемость и маркировка, 1С:Бухгалтерия

Работники компаний теперь могут дистанционно запрашивать расчетные листки и подавать заявления на отпуск

Сотрудники организаций теперь могут дистанционно в любое время направлять запросы в бухгалтерию, например, для получения расчетных листков или справок 2-НДФЛ.

Такую возможность обеспечивает новый сервис «1С:Кабинет сотрудника», разработанный фирмой «1С».

Этот сервис позволяет сотрудникам самостоятельно обмениваться с отделом кадров или бухгалтерией необходимыми сведениями и документами без прямого доступа к информационным базам 1С.

Так, через «1С:Кабинет сотрудника» работники могут:

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» – это приложение, с которым любой работник может легко работать как через браузер с компьютера (или ноутбука), так и через свой смартфон или планшет.

При этом заявления от сотрудников на оформление отпусков, получение справок (2-НДФЛ и другие) сразу попадают в программу 1С. Соответственно, их уже не нужно будет принимать в бумажном виде или по электронной почте.

Кроме того, сотрудники через «1С:Кабинет сотрудника» могут сами вносить изменения в свои личные данные, а бухгалтеру или кадровику останется только утвердить эти изменения в программе 1С.

Подробней о том, как установить и пользоваться новым сервисом, можно узнать из статьи «Новый сервис 1С:Кабинет сотрудника – для взаимодействия сотрудников и бухгалтерии».

Опросы

Налог на сверхприбыль для крупного бизнеса

Как выдавать обычные расчетные листки, бухгалтеры обычно в курсе, а вот как быть с электронным? Есть несколько правил, о которых нельзя забывать.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Можно ли вообще делать расчетные листки электронно

Не так давно, буквально в январе Минтруд рассказал, что отправлять электронные расчетные листки работодатель может только в том случае, если перешел на кадровый ЭДО в соответствии со статьями 22.1-22-3 (письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296).

Однако в самом ТК такого запрета нет. Мало того, порядок направления работникам расчетных листков работодатель определяет самостоятельно и закрепляет его в локальном нормативном акте. И еще: буквально чуть больше года назад этот вопрос разбирала ГИТ по Москве, и там пришли к выводу, что расчетные листки можно отправлять даже в мессенджерах.

Что в итоге делать и как не нарушить закон

Ответ тут довольно очевидный: прописать в трудовом или коллективном договоре, что отправляться расчетные листки должны, скажем, на электронную почту сотрудника, или прописать то же самое в локальном нормативном акте.

Именно такого мнения придерживается Роструд. Ссылаются там на часть 2 статьи 57 ТК РФ, а еще на статью 136 ТК.

В итоге Роструд говорит:

То есть отправляя электронные расчетные листки, вы ничего не нарушаете. Главное – чтобы это было правильно прописано во внутренних документах и сотрудники были с этими правилами знакомы.

Семь пятниц на неделе

Многие смущаются не только письмом Минтруда, которое мы приводили в самом начале, но и тем, что позиция того же Роструда постоянно меняется. Например, почти два года назад там говорили, что через Вотсап пересылать расчетные листки нельзя. Некоторое время спустя появилась позиция с прямо противоположным утверждением. Кому же верить?

Двум моментам. Первое: переход на кадровый ЭДО с 1 января 2022 года – это все еще право, а не обязанность работодателя.

Второе: выписывая электронный расчетный листок, вы не нарушаете ТК. Там нет обязанности отправлять расчетный листок каким-то именно способом.

Как запустить электронные расчетные листки

Теперь коротко о том, в каком порядке все оформить.

Утвердите форму расчетного листка в электронном виде специальным приказом.

Согласуйте эту форму с профсоюзом.

Ознакомьте с ней сотрудников и соберите их заявления о том, что они хотят получать расчетные листки определенным способом. После этого все пропишите в трудовых договорах или ЛНА.

Возьмите с каждого работника письменное согласие на обработку персональных данных. И дальше ваша задача – обеспечить нормальное хранение каждого электронного расчетного листка.

Как должен выглядеть электронный расчетный листок

Там должны быть указаны все сведения о зарплате: оклад, премия, отпускные, доплаты и т.п. И конечно, сумма удержаний по налогам.

В итоге будет так:

Можно для удобства оставить его в Excel и отправить сотруднику.

5 подсказок работодателю по электронному расчетному листку

Если работодатель способен выполнить все требования действующего законодательства по защите персональных данных, для передачи расчетных листков по электронной почте ему необходимо осуществить еще ряд обязательных действий по документальному обоснованию такого способа у себя в компании. Это поможет обезопаситься от претензий со стороны проверяющих и при необходимости доказать правомерность своих действий в суде в спорах с сотрудниками.

Наши подсказки помогут это сделать.

Подсказка 1. Утвердите форму электронного расчетного листа отдельным приказом.

Как составить такой приказ, показано в образце:

С приказом ознакомьте всех сотрудников под роспись.

Обратите внимание: законодательство не требует обязательного указания в расчетном листке фамилии, имени и отчества работника. Вместо ФИО можно указывать табельный номер, что позволит в случае утраты конфиденциальности данных расчетного листка не допустить разглашения персональных данных работника.

Подсказка 2. Согласуйте форму электронного расчетного листка с профсоюзным органом.

Это условие прописано в ст. 136 ТК РФ и должно выполняться работодателем, если в компании функционирует представительный орган работников.

Подсказка 3. Соберите с работников заявления о получении расчетного листка по электронной почте.

Заявление пишется на имя руководителя компании (или адресуется иному ответственному лицу по правилам, установленным в компании) и содержит указание на электронный адрес, на который работник будет получать электронный расчетный листок, а также иную необходимую информацию.

Подсказка 4. Пропишите порядок передачи электронных расчетных листков в локальном нормативном акте или трудовых договорах с сотрудниками.

В качестве локального нормативного акта, к примеру, может выступать коллективный договор или положение об оплате труда.

Образец выдержки из положения об оплате труда:

С локальным нормативным актом ознакомьте сотрудников под роспись.

Подсказка 5. С каждого работника возьмите письменное согласие на обработку персональных данных.

Сведения, содержащиеся в расчетном листке, являются персональными данными конкретного сотрудника, которые работодатель не вправе разглашать другим работникам без его письменного согласия (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152-ФЗ).

Подсказка 6. Обеспечьте хранение расчетных листков.

Расчетные листки необходимо хранить 6 лет после года, в котором их составили (п. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). А при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.

Чиновники не возражают против хранения расчетных листков в электронном виде. Важно, чтобы у компании была возможность их представления по запросу проверяющих (Постановление АС Уральского округа от 14.12.2016 № Ф09-10983/16).

Работодателю придется серьезно позаботиться об обеспечении защиты электронных расчетных листков при их хранении. При организации такой защиты следует руководствоваться законодательными требованиями в области защиты персональных данных.

Нужен ли КЭДО для получения расчётных листков на электронную почту

С появлением в Трудовом кодексе Российской Федерации норм, регулирующих электронный документооборот, среди работодателей предпочтительным стал цифровой способ предоставления расчётных листков работникам.

Но тут стоит учесть важный момент. По мнению Минтруда, работодатели могут предоставлять расчётные листки в электронном виде своим работникам только в случае, если они ведут кадровый электронный документооборот (письмо Министерства труда РФ от 20 января 2023 № 14-6/ООГ-296).

Тем не менее в Трудовом Кодексе РФ нет положений, которые бы запрещали работодателям использовать электронные расчётные листки, если они не ведут кадровое делопроизводство в электронном виде.

Однако у перехода на КЭДО есть определённые преимущества, которые по своей значимости перевешивают возможные неудобства. Поэтому организация КЭДО станет скорее подспорьем для рассылки электронных расчётных листков, нежели каким-то вынужденным шагом. В числе плюсов кадрового электронного документооборота:

В сервисе Астрал iКЭДО есть специальное бесшовное расширение для 1С:ЗУП, ERP, КА, а также в ближайшем будущем и для 1С: КАМИН, с помощью которого кадровый специалист буквально по нажатию одной кнопки сможет выслать расчётные листки. Сотрудник получит расчётный листок в электронном виде в личном кабинете Астрал iКЭДО.Чтобы подключиться организовать кадровый электронный документооборот в вашей компании, подключитесь к Астрал iКЭДО, оставив заявку на нашем сайте.

Способы направления расчетного листка сотруднику в 2023 году

Уведомить своего работника о сумме выплат и удержаний за отработанный месяц работодатель может:

Стандартный, но уже устаревший вариант. Работодатель формирует расчетный листок в бумажном виде и передает его работнику в руки. Этот вариант неудобен тем, что отнимает много времени и сил на подготовку и раздачу листков сотрудникам.

Документ направляется сотруднику в электронной форме в заранее сформированный личный кабинет, где он может с ним ознакомиться. Этот вариант самый оптимальный, так как он не только экономит время на подготовку и рассылку листков, но и обеспечивает дополнительную защиту персональных данных сотрудника от возможной утечки информации.

Астрал iКЭДО обеспечит весь процесс кадрового делопроизводства от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов. Сервис кадрового ЭДО предоставляет личные кабинеты сотрудникам, где будут храниться все их документы. Настраиваются маршруты согласования перед подписанием и предусмотрена функция множественного подписания одного документа. УНЭП для сотрудников выпускаются дистанционно. Сервис легко интегрируется с учетными системами компании. Работа с Астрал iКЭДО – это эффективное решение для руководителей, сотрудников отдела кадров, HR и работников.

Расчетный листок направляется сотруднику на адрес его электронной почты или в выбранный мессенджер. Адрес, по которому сотрудник планирует получать электронный расчетный листок, указывается в трудовом договоре, допсоглашении к нему или в заявлении, которое подается на имя работодателя. Использование этого варианта после недавних разъяснений Минтруда может вызвать споры с проверяющими. Подробнее об этом ниже.

Выбранный способ направления листка должен быть отражен в локальном нормативном акте (ЛНА), например, в коллективном договоре. При этом работодатель не вправе отказаться от этой обязанности, даже если пропишет свой отказ от расчетных листков в ЛНА (письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).

ИСПОЛЬЗУЯ ПОРТАЛ МОЖНО

специалисту по расчету зарплаты и получить на него ответ в одном диалоговом окне

ПРОСМОТРЕТЬ ЖУРНАЛ ПЕРЕПИСКИ

чтобы в любой момент обратиться к информации, полученной от специалиста по расчету зарплаты ранее

ЗАПРОСИТЬ СПРАВКУ

например, 2-НДФЛ, в посольство, банк и пр.

Ответственность работодателя

Передавая расчетные листки по электронной почте, работодателю за малейшие просчеты могут грозить наказания:

К примеру, за передачу расчетных листков работникам не тем способом, который указан в локальных нормативных актах компании или трудовых договорах, штраф может составить:

Например, за передачу расчетного листка через третье лицо (коллегу сотрудника) и отсутствие письменного согласия сотрудника на такой способ передачи, то есть за нарушение п. 1 ст. 3, ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Штраф в таком случае может составить 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).

За передачу персональных данных по электронной почте без применения сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) к работодателю могут применяться следующие виды ответственности:

Работодателю также может грозить штраф за применение неутвержденной формы расчетного листка (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Можно ли направлять работникам электронные расчётные листки

В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан предоставлять сотрудникам расчётные листки в письменной форме и информировать о следующих параметрах за соответствующий период:

Трудовое законодательство не содержит требований относительно подтверждения выдачи расчётных листков сотрудникам работодателем. Поэтому каждая организация самостоятельно определяет способ подтверждения выдачи расчётных листков. Ранее уполномоченные органы разрешали различные способы передачи, включая рассылку расчётных листков по электронной почте.

Чтобы рассылать электронные расчётные листки на электронную почту сотрудников, работодателю необходимо:

Наши кейсы

Расчет зарплаты для 12000+ сотрудников, кадровое администрирование

ТК РФ — о передаче расчетных листков по электронной почте

Про расчетный листок в ТК РФ содержится мало информации (ст. 136 ТК РФ):

Но о том, как работодателю передавать расчетный листок своим сотрудникам (на бумаге или в электронном виде), в ТК РФ не сказано.

Для дистанционных работников возможность получения электронных расчетных листков реализуется в рамках обмена электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ).

Несмотря на жесткие законодательные ограничения в вопросах обеспечения защиты персональных данных, чиновники Минтруда и эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» не видят особых препятствий в возможности передачи расчетных листков по электронной почте. Остановимся подробнее на их разъяснениях.

Когда расчетный листок можно отправить по электронной почте

Трудовое законодательство предъявляет определенные требования к расчетному листку — к составу указываемых в нем сведений и обязанностям работодателя, связанным с его передачей работникам (ст. 136 ТК РФ).

Расчетный листок содержит в себе персональные данные работника — как минимум, это размер его заработной платы. Разглашение такой информации по закону не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

В итоге работодатель вправе отправить работнику расчетный листок через интерфейс почтового интернет-сервиса, если он одновременно выполнит:

Если все это не сделать, работодателя ждут серьезные наказания (об этом расскажем далее).

А теперь детальнее остановимся на законодательных требованиях, обязательных для выполнения работодателем при передаче расчетных листков по электронной почте.

Как посчитать зарплату по всем нюансам и правилам 2023 года? Рассказываем на обновленном курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате» Мы научим правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции. Перейти в программу

Разъяснения чиновников про использование электронной почты для передачи расчетных листков

Минтруд не возражает против передачи расчетных листков по электронной почте, если такой способ закреплен в локальном акте компании (Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» считают так же: что работодатель вправе отказать работнику, просящему отправить ему расчетный листок по электронной почте, если такой способ не предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Однако ранее эксперты этого сервиса выступали категорически против отправки расчетного листка по электронной почте. Свою позицию они обосновывали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, обязывающую работодателя исключительно в письменной форме извещать работников о частях и размерах их зарплаты (вопрос № 18276 от 16.09.2014).

Но спустя некоторое время их разъяснения по этому вопросу стали менее категоричными. В одном из ответов они высказались аналогично разъяснениям Минтруда: если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положений действующих норм трудового законодательства (вопрос № 99711 от 25.07.2018, вопрос № 120279 от 28.02.2020).

Материалы по теме

Лицензия, права и роли

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

КАК РАБОТАЕТ ПОРТАЛ

Портал имеет удобный интерфейс и прост в использовании: после того, как бухгалтеры Unicon Outsourcing подготовили расчетные листы, сотрудники клиентов могут просмотреть данные о зарплате, задать свои вопросы или запросить необходимую справку, например, 2-НДФЛ. Задать вопрос можно, нажав на кнопку, расположенную напротив каждого расчетного листа. После этого откроется диалоговое окно, позволяющее начать переписку между сотрудником клиента и специалистом по расчету заработной платы Unicon Outsourcing.

В отличие от привычного способа связи через колл-центр, коммуникация с помощью портала отвечает запросам внутренней безопасности, так как позволяет мгновенно идентифицировать сотрудников. Кроме того, подобный вариант взаимодействия дает возможность распределять входящие запросы между обрабатывающими их сотрудниками Unicon Outsourcing, и тем самым повышать скорость обработки данных.

Директор департамента по расчету заработной платы

«В настоящий момент запущены версии портала на русском и английском языках. Ими уже начали пользоваться сотрудники крупнейших клиентов Unicon Outsourcing, и мы всегда готовы рассказать о преимуществах использования портала и показать, как он работает».

Что определено Правительством РФ, ФСБ и ФСТЭК

Учитывая, что расчетный листок содержит персональные данные работника, для его законной отправки сотруднику через интернет работодателю придется выполнить требования федерального закона о персональных данных, а также постановлений и приказов в сфере защиты персональных данных:

Работодателю следует помнить, что передача (подготовка передачи) персональных данных по электронной почте без использования сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) запрещена, так как не обеспечивает защиту персональных данных от раскрытия, модификации и навязывания (ввода ложной информации).

Кроме того, в целях обеспечения безопасности персональных данных их передача по электронной почте допустима только при выполнении базовых мер: реализации антивирусной защиты (АВЗ.1), обеспечение защиты персональных данных от раскрытия и модификации (ЗИС.3) и других необходимых мер.

Направление расчетных листков в электронной форме. Последние разъяснения Минтруда

Если раньше контролирующие органы лояльно относились к отправке расчетных листков на электронную почту или в мессенджер (см., например, письмо ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 и письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560), то теперь Минтруд занял прямо противоположную позицию.

В своем недавнем письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 Минтруд указал на то, что направление расчетных листков в электронной форме допустимо только для тех работодателей, которые перешли на КЭДО. Если организация или ИП не используют кадровый электронный документооборот, то, по мнению Минтруда, они не могут уведомлять сотрудников о сумме ежемесячных выплат и удержаний в электронной форме. Это противоречит трудовому кодексу и ухудшает положение сотрудника, по мнению Минтруда.

Необходимо отметить, что в ТК прямо не прописан порядок направления сотрудникам расчетных листков и, следовательно, электронный формат их передачи, никак не противоречит положениям ТК. Но, учитывая такие разъяснения, продолжение направления расчетных листков по почте вне КЭДО, может вызвать споры с проверяющими.

Переход на КЭДО избавит работодателя не только от возможных проблем с проверяющими, но и:

Подключайтесь к сервису Астрал iКЭДО и отправляйте расчетные листки сотрудникам в один клик. Чтобы подключиться к сервису, оставьте заявку на нашем сайте.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Экосистема клиентского сервиса под любые потребности бизнеса

Оставьте заявку

И мы свяжемся с вами

Вкратце о главном

Расчетный листок документ, который выдается сотруднику при каждой выплате зарплаты. В нем содержится информация:

Целью выдачи расчетного листка является предоставление работнику информации о том, из чего сложилась его очередная заработная плата.

Обязанность направления сотруднику этого документа прямо предусмотрена ч. 1 ст. 136 ТК.

Указанную выше информацию работодатель направляет сотруднику в письменной форме раз в месяц, при выплате зарплаты за отработанный период (письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1).

Унифицированной формы расчетный листок не имеет и разрабатывается работодателем самостоятельно. Если в организации действует профсоюз, то форма расчетного листка должна быть согласована с ним (ч. 2 ст. 136 ТК).

Что касается порядка направления расчетного листка сотруднику, то действующим законодательством он не определен. В связи с этим работодатель вправе сам решить, как уведомлять своих работников о сумме выплат, полученных за отработанный период.

Разберем более детально все способы направления расчетного листка сотрудникам с учетом последних разъяснений Минтруда.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПОРТАЛА В РАМКАХ УСЛУГ ПО РАСЧЕТУ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Удобство для пользователя

Круглосуточный доступ к расчетным листкам за весь период, с любого устройства с доступом в интернет.

Прозрачность и контроль

Вся история переписки сохраняется на портале, можно получить статистику по запросам.

Данные не хранятся на портале и доступны только во время просмотра расчетного листка сотрудником после аутентификации.

Подборка рекомендаций экспертов «Онлайнинспекция. РФ»

Многие работодатели уже освоили безбумажные технологии и передают работникам расчетные листки в электронной форме. Однако вопросов по этому поводу возникает немало. Представляем вам подборку разъяснений экспертов сайта «Онлайнинспекция. РФ» по расчетным листкам, выдаваемым в электронной форме.

Чиновники не против размещения расчетных листков в электронном виде на корпоративном портале компании и не считают обязательным оформление работником письменного согласия на получение расчетных листков подобным образом (вопрос № 112886 от 15.08.2019).

Трудовая инспекция, по мнению экспертов, при таком способе выдачи расчетных листков не будет иметь оснований для привлечения работодателя к административной ответственности за невыполнение информационной обязанности по ст. 136 ТК РФ.

Эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» высказались против выдачи расчетных листков путем рассылки через СМС. Позицию обосновали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, в которой содержится требование о предоставлении работнику расчетного листка в письменном виде. По их мнению, предоставление расчетного листка по СМС не является соблюдением данного требования (вопрос № 26331 от 19.12.2014).

Работодатели, передающие расчетные листки по электронной почте, по мнению экспертов сайта «Онлайнинспекция.РФ», не вправе отправлять листки на адрес третьего лица, к примеру бригадира (вопрос № 98625 от 18.06.2018). При этом не имеет значения, что сотрудники напишут заявление с просьбой о такой форме передачи расчетного листка, а сами расчетные листки представляют собой запароленные pdf-файлы с персональным паролем для каждого сотрудника.

Дело в том, что при направлении расчетных листков на e-mail бригадира невозможно доказать, что работник получил свой листок. Таким образом, работодатель в случае спора не сможет доказать выполнение своей обязанности об уведомлении работника о составных частях заработной платы. Следовательно, направление расчетных листков на почту третьего лица не допускается.

Если же сотрудник, в компании которого закреплен порядок передачи расчетных листков в электронном виде, по каким-либо причинам не может их получать, есть выход — информировать его о составе и размере зарплаты работодатель может через линейного руководителя при наличии доверенности, удостоверенной директором компании (вопрос № 135649 от 17.08.2020).

Работодатель обязан выдавать работникам расчетный листок при выплате заработной платы. При этом законодательством не установлено требование о выдаче его под роспись. Однако несмотря на это, эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» рекомендуют выдавать его под роспись, что подтвердит в случае необходимости факт выдачи (вопрос № 80194 от 21.11.2016).

Эксперты также не видят необходимости в получении подписи работника и в том случае, если расчетный листок выдан, к примеру, в специальном терминале (вопрос № 89532 от 01.09.2017). В подобных терминалах расчетные листки заведены на каждого работника. Информация по ним выбирается по уникальному табельному номеру на зачипированном пропуске, то есть защищена. Для работника имеется возможность распечатать расчетный листок в любое удобное для него время.

А в том случае, если в компании расчетные листки выдаются электронным способом и в трудовых договорах, коллективном договоре или локальном нормативном акте этой компании предусмотрена обязанность сотрудников расписываться в журнале выдачи расчетных листков, выполнять такое требование обязательно (вопрос № 107986 от 22.03.2019).

О количестве расчетных листков, которые работодатель обязан передавать работнику, в ТК РФ ничего не сказано. При этом разъяснения экспертов сайта «Онлайнинспекция. РФ» противоречивы. В одном из ответов они высказали позицию, что расчетных листков должно быть не менее двух в месяц, так как с такой периодичностью законодательство предписывает работодателю выплачивать зарплату по ч. 6 ст. 136 ТК РФ (вопрос № 82664 от 27.01.2017).

В другом ответе на аналогичный вопрос отмечено, что периодичность выдачи расчетных листков работодатель может утвердить в локальном нормативном акте. Как правило, расчетный листок выдается 1 раз по окончании рабочего месяца в день выплаты окончательного расчета (вопрос № 68012 от 02.03.2016).

Так как законодательство не уточняет этот момент, работодатель самостоятельно решает вопрос периодичности выдачи расчетных листков своим работникам. Как в локальном акте будет отражено, с такой частотой необходимо передавать расчетные листки. Этот подход можно применять как к бумажным расчетным листкам, так и листкам, переданным работникам посредством электронной почты.

По мнению экспертов сервиса «Онлайнинспекция. РФ» работодатель обязан выдать работнику расчетный листок в любом случае. В том числе пустой расчетный листок выдается сотруднику, находящемуся в отпуске без сохранения заработной платы, у которого по этой причине отсутствуют начисления в конкретном периоде (вопрос № 56866 от 24.09.2015).