Код расчетки

Коды в расчетном листе

распечатать Изменения для бухгалтера с 2023 года

Организация обязана выдавать всем работникам расчетные листки. В них кроме описаний можно использовать аббревиатуры, обозначающие вид начисления/удержания или специальные коды.

Форма расчетного листка утверждается организацией с учетом требований ТК РФ.

Согласно статье 136 Трудового кодека РФ работодатель обязан информировать работника письменно:

Разделы расчетного листа

Всего в расчетном листке может быть четыре раздела, понятные как бухгалтеру, так и работнику.

Раздел для указания начисленных работнику сумм: оклад, надбавка, премия, коэффициент, отпускные и т.д.

В этом разделе отражаются все удержания: НДФЛ, алименты, удержания по ИЛ и т.д.

В этом разделе указывается ранее выданный аванс или другие выплаты, например, отпускные.

Здесь указывается сумма, которую работник получает на свой банковский счет или на руки в день зарплаты за вычетом всех удержаний.

Коды, слова в расчетном листе

Все, что отражено в расчетном листе должно быть понятно работнику. Все виды доходов и удержаний должны быть четко обозначены и расшифрованы. Для этого напротив каждой цифры должно быть «пояснение», то есть код. Для кодов в расчетном листке должна быть предусмотрена отдельная графа.

Код – слово

Чаще всего используют просто слова, которые и являются кодами.

Например, вид начисления в расчетном листе обозначается словами: «оклад», «премия», «надбавка». А вид удержания – словами «НДФЛ», «алименты».

Цифровой код

Вместо либо помимо слов бухгалтерия может использовать цифровые коды. Их можно разработать самостоятельно, но, проще всего и правильнее, взять коды из справки 2-НДФЛ.

Если бухгалтерия переходит на цифровые коды, с ними нужно ознакомить всех работников. Сделать это можно отдельным приказом с ознакомлением всех работников под роспись.

Для каждого вида начисления либо удержания бухгалтерия должны применять свой код.

Коды в расчетном листе, взятые для унификации из справки 2-НДФЛ:

Расчетный лист по зарплате или расчетка — это документ, в котором фиксируется заработная плата работника, ее составные части, все удержания, компенсации и надбавки. Фактически расчетный лист содержит расшифровку по зарплате и помогает работодателю «разложить по полочкам» работнику, из чего складывается его оплата труда, почему именно такую сумму он получил по итогам рабочего месяца.

Статья 136 Трудового кодекса РФ закрепляет обязанность работодателя выдавать работнику расчетный лист при каждой выплате заработной платы. Цель составления такого документа — проинформировать сотрудника о структуре зарплаты.

Обратите внимание! Выдавать расчетный лист нужно только по заработной плате. При других выплатах, например, отпускных, это не требуется (п. 3 письма Роструда № 5277-6-1).

Расчетный лист по заработной плате необходимо выдавать абсолютно всем сотрудникам, работающим по трудовому договору. Лицам, привлекаемым организацией по гражданско-правовым договорам, расчетки не выдаются.

Если работник по тем или иным не получил заработной платы за месяц вообще, то нулевую расчетку составлять необходимости нет. Такая обязанность трудовым законодательством не предусмотрена.

Кто и когда составляет расчетный лист

Как мы уже упомянули выше, расчетка по зарплате составляется работодателем.

Когда выдается расчетный лист по зарплате? Исходя из ст. 136 ТК РФ, он должен выдаваться при каждой выплате, то есть в большинстве случаев дважды в месяц (при выплате аванса и затем при выплате окончательной заработной платы).

Однако на практике большинство работодателей составляют и выдают расчетки один раз в месяц при выплате основной части зарплаты (обычно в конце месяца). Такой вариант не считается нарушением (п. 2 письма Минтруда России от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375).

Обязательно ли выдавать расчетный листок по зарплате?

Ст. 136 ТК РФ подчеркивает, что работодатель обязан составлять расчетный листок по зарплате и передавать его работнику. Это правило должно соблюдаться не только в отношении тех сотрудников, которые получают заработную плату наличными, но и в отношении тех, кому зарплата перечисляется на банковскую карту (письмо Минтруда России от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459), включая удаленных сотрудников.

Если работник увольняется и получает окончательный расчет, то ему нужно выдать расчетный лист в день увольнения. Если же перед увольнением сотрудник берет отпуск, то расчетка выдается ему перед уходом в отпуск в последний день работы вместе с другими обязательными документами.

Обратите внимание! Выдача расчеток помогает организации защитить свои интересы в суде в спорах с работниками. Судами расчетный листок расценивается как доказательство того, что выплаты производились вовремя и в полном объеме (см., например, апелляционное определение Московского городского суда от 30.06.2017 по делу № 33-8525/2017).

Как оформить расчетный листок по зарплате

ТК РФ не содержит указаний относительно того, как именно должен выглядеть расчетный листок. Утвержденной формы этого документа нет.

Согласно ч. 2 ст. 136 ТК РФ работодатель должен самостоятельно разработать и утвердить локальным актом форму расчетки с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии).

Рекомендуем оформить расчетку как документ с обычными реквизитами (дата, наименование организации, подпись руководителя), а также со следующей информацией:

Коды зарплаты в расчетном листе

В утвержденной форме расчетки работодатель может предусмотреть коды доходов работников. При этом всех сотрудников необходимо ознакомить с расшифровкой кодов заранее либо привести расшифровку кодов в самом документе.

Как вручить работнику расчетку

Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате работникам ТК РФ также не регламентирует. Поэтому работодатель вправе сам решить, как именно будет происходить этот процесс. Самое главное — зафиксировать способ выдачи расчетки сотруднику в локальном акте либо трудовом договоре и неуклонно следовать ему.

Работодатель может выбрать любой вариант, который ему удобен:

Желательно, чтобы факт вручения расчетного листа был подкреплен каким-либо образом на случай, если работодателю придется его доказывать. Здесь возможны следующие варианты.

Рекомендуем зафиксировать способ вручения расчетного листка в положении об оплате труда организации. Формулировка может звучать следующим образом:

«Заработная плата выплачивается 15-го (аванс) и 1-го (окончательный расчет) числа каждого месяца в валюте РФ в наличной денежной форме лично каждому работнику.

Каждому работнику ежемесячно одновременно с окончательной заработной платой (1-го числа) выдается расчетный листок (форма в приложении № __). Расчетный лист выдается главным бухгалтером под личную подпись работников в расчетно-платежной ведомости (форма в приложении № __)».

Есть ли в расчетке персональные данные?

Работодателю следует помнить о недопустимости разглашения персональных данных, которые могут содержаться в расчетном листе. Если в нем указываются фамилия, имя и отчество работника, то необходимо обеспечить конфиденциальность таких сведений.

Нельзя передавать листки через третьих лиц или просто складывать на стол в отсутствие сотрудника на месте. С точки зрения сохранности данных рекомендуется вручать расчетки лично каждому работнику либо поручить это начальникам отделов, взяв предварительно с них расписку о неразглашении персональных данных.

Наилучшим вариантом будет отсутствие Ф.И.О. в расчетке. Это не противоречит нормам ТК РФ. В качестве индивидуализирующего признака можно указывать табельный номер работника, предварительно уведомив его об этом.

Передача расчеток по электронной почте также обеспечит сохранность персональных данных.

Ответственность работодателя за нарушения в работе с расчетками

Такое нарушение, как невыдача расчетки работникам, кажется незначительным.

Однако если работодатель игнорирует обязанность информировать сотрудников о заработной плате, это может повлечь для него административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

В соответствии с ней организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а должностному лицу организации грозит предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей.

Если будет допущено повторное нарушение (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ), штраф увеличится и составит для организации от 50 000 до 70 000 рублей, для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей.

Кроме того, должностное лицо организации за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от года до трех.

Итак, расчетный лист нужен для извещения работника о том, из чего состоит его зарплата и почему она начислена в том или ином размере. Выдавать расчетный лист нужно каждому работнику строго обязательно. Можно пересылать его по электронной почте. Форма утверждается работодателем.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

В статье узнаете

Пример электронного расчетного листка работника

Расчетный листок должен соответствовать ч. 1 ст. 136 ТК РФ. В нем отражают: составные части зарплаты, все начисления, удержания, общую сумму подлежащую выплате, размер отпускных и иные выплаты, причитающиеся работнику.

Расчетные листки выдает работодатель 1 раз в месяц и всем работникам компании.

Но тут есть особенности. Не все выплаты работнику нужно включать в расчетный листок. При отсутствии начислений расчетный листок можно не выдавать. В некоторых случаях листок лучше вручить под подпись.

Что можно не писать в расчетном листке

Ставку и фактически отработанное рабочее время не обязательно указывать в электронном расчетном листке. Это не требуется по ч. 1 ст. 136 ТК РФ.

Размер стипендии по ученическому договору не обязательно вписывать в расчетный листок. См. пояснения Минтруда в письме 14-1/ООГ-2845 от 31.03.2021. А вот если за работником сохранен средний заработок по ст.187 ТК РФ на время обучения с отрывом от работы, то такую выплату нужно указать в зарплатном квитке.

По какой форме выдавать расчетные листки

Унифицированной формы расчетного листка нет. Работодатель сам решает, что писать в тексте электронного расчетного листка.

Главное, утвердить форму работодателя приказом или в составе локального нормативного акта. Иначе это нарушение ч. 2 ст. 136 ТК РФ, за которое инспекция труда штрафует по ст. 5.27 КоАП РФ, а Верховный суд поддерживает.

Работодатели часто попадаются на таком нарушении. В электронной системе работнику показывают одну форму расчетного листка, а в локальном акте компании утверждена другая форма. Проверьте этот момент.

Изменить форму расчетного листка работодатель может в том же порядке, как утверждал действующую. Например, путем издания приказа или новой редакции локального акта.

Последствия невыдачи расчетного листка

Невыдача расчетного листка подпадает под нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

На должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а на организацию – от 30 000 до 50 000 рублей. Штрафные санкции увеличиваются, если нарушение допущено лицом, ранее уже подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение (ч. 4 ст.

5.27 КоАП РФ). Так, для должностного лица штраф максимально может вырасти до 20 000 рублей, для организации – до 70 000 рублей. К тому же ответственный работник может быть дисквалифицирован на срок от года до трех лет.

Лицо, которому назначено административное наказание за совершение административного правонарушения, считается подвергнутым данному наказанию со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения года со дня окончания его (постановления) исполнения (ст. 4.6 КоАП РФ).

Еще один важный момент. Если работник решит обратиться с иском к работодателю в суд, то подать исковое заявление согласно ст. 392 ТК РФ он имеет право в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении – в течение месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки.

И если работник опоздает с подачей заявления, то организация сможет заявить в суде о пропуске срока на обращение в суд и таким образом избежать дальнейших разбирательств. Датой подтверждения такого срока как раз таки является дата выдачи расчетного листка. Соответственно, не выданный сотруднику расчетный листок может сдвинуть дату «нарушения своего права» на неопределенный срок.

Подтверждение факта выдачи расчетных листков

Расчетные листки работникам предоставляются, но часто встает вопрос, как подтвердить сам факт их выдачи и то, что выдаются они регулярно. Ведь при проверке может возникнуть прецедент, когда проверяющие запросят данную информацию, либо на случай судебных разбирательств, когда в суде придется подтверждать факт выдачи работникам расчетных листков.

Действующее законодательство опять-таки не предусмотрело данный момент и, следовательно, позаботиться об этом придется работодателю. Другими словами – продумать наиболее оптимальный для него способ подтверждения и закрепить его в локальном нормативном акте.

См. статью «Утверждаем локальный нормативный акт»

Выдача копий

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему копии документов, связанных с работой. Расчетные листки можно отнести к документам, связанным с работой, а, следовательно, работодатель не вправе отказать в их выдаче.